为了减轻项目团队成员日益增强的压力，你决定在每一次项目现状会议中安排动力瑜伽训练。你需要雇用某个人来进行这些培训。根据组织的项目管理方法，转包合同部门会通知你在开始采购前，你必须制定以下哪一份文件？