[背景材料]
某工程货物采购项目采取公开招标的招标方式，招标文件规定投标截止时间为2009年5月16日。A公司依照要求制作了投标文件，但因公司自身管理混乱等问题，于5月21日才将标书寄出，导致招标人3天后收到该文件，并因此超出了招标人规定的最终投标截止日期。此外，B、C公司也都想参加此次投标，但B公司目前资金比较紧张，而C公司则担心由于自己的业绩一般，在投标中处于劣势，因此，两公司协商组成联合投标体进行投标。F投标人的投标组织机构由本单位的经营管理人员和专业技术人员组成。
[问题]

招标人在组织踏勘现场及投标预备会前。需要进行哪些准备工作